グループウェアで仕事の効率アップ！
こんにちは！
デジタル行政戦略課の むら です。
今回は、金沢市役所の職員が仕事をする上で欠かせない「グループウェア」についてご紹介します。
グループウェアってなに？
グループウェアとは、組織内でコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を図るシステムのことです。グループウェアには、カレンダー、電子メールなど様々な機能が搭載されています。金沢市では庁内の情報共有ツールとしてこのシステムを全庁的に取り入れています。
グループウェアを使ってお仕事デビュー！
私は、今年度新規採用職員としてデジタル行政戦略課に配属されました。
初日にパソコンを渡され、まず初めに開いたソフトが「グループウェア」でした。
最初は「何に使うんだろう」と思っていましたが、
しばらくすると、先輩からメッセージ機能で、作業依頼の連絡や研修の案内、名刺のフォーマットなどが送られてきました。
その後には、自分のカレンダー上に翌日の作業日程が入ってきました。
実際に働いてみて分かったのですが、グループウェア上で様々な情報が行き交っており、先輩たちはこれを活用してコミュニケーションをとったり、情報共有をしたりしているということに気づきました。
市役所に入庁する前、「金沢市の職員が普段どんな手段を用いてコミュニケーションをとっているのか」なんて考えたこともありませんでした。
当時の私が思い浮かべることができるとしたら、メールや電話、もしくは打ち合わせで直接会話するくらいでしょうか…。
しかし、実際は他にももっと便利な機能が搭載されているグループウェアを活用し仕事をしていました。私が実際に使用してみて「便利だ！こんな機能があったのか！」と思った機能をいくつか紹介します！
便利機能の紹介
① カレンダー
まずはカレンダーです。
カレンダーには「スケジュール」と「施設予約」の2つの機能があります。
職員のスケジュール管理はもちろん、これにプラスして、会議室、公用車、備品などの予約をすることができるものです。そう、ただのカレンダーではなく、プラスアルファの機能が備わっているのです。
会議を開催するときは、参加者の日程を押さえつつ（出欠確認もできます）、同時に会議室やプロジェクターなどの予約ができるので楽ちんです。
スケジュールを見返したときに、参加者も、使用する施設・備品も、一度で確認できます。
わかりやすくていいですよね。
施設予約は、誰がいつ予約をしているか、予約状況が一目瞭然で、空きがあればいつでも好きなタイミングで予約できます。電話やメールでいちいち「○○を△日の×時に予約したいのですが、空きはありますか？」とやりとりする必要がない点もグッドポイントです。
② メッセージ
次にメッセージ機能です。
メッセージはチャットのようなものであり、特定の職員間（相手は１人でも複数人でもOK）でコミュニケーションをとることができます。メールより気軽にできるという特徴があります。
メールでは、毎回冒頭に定型の挨拶文を書いて、○○の件について～といった具合でやり取りする必要があり、返信を繰り返していると、さかのぼって過去のメールの内容を確認するにも一苦労です。
しかし、メッセージは、チャットのようにコメントを追加していくことで意見交換ができるので、同じやりとりの中であれば、返信する際に名乗ったり定型文を書いたりする手間が省けますし、LINEの様に、これまでのやりとりが一目瞭然で分かります。
他にも
・一つ一つのコメントに履歴番号が付くので、何番のコメントに対して返信するのか指定できる。
・わざわざコメントするのも大げさだけれど、既読スルーとも思われたくないときに、「了解です」「確認しました」「ありがとうございます」などの代わりとなる「いいね！」ボタンがある。
といったメールにはない機能が盛りだくさんです。
皆さんお気づきのとおり、メッセージはメールよりはるかに効率よく意見交換ができます。今となっては、メッセージ機能無しでの仕事は考えられません。
③ 電話メモ
最後に電話メモです。
電話メモは、外出・離席中などで不在の職員に掛かってきた電話の伝言を残すことができる機能です。
重要な電話の場合、会議中でもすぐにかけ直したい時ってありますよね。でも、自席に連絡票を貼られても、席に戻るまでは気づけません。でも、電話メモならそんなこともすぐに解決できます！
会議には基本的にパソコンを持参するので、不在の上司に電話があったことをリアルタイムで伝えることができます。
もう一つ電話メモのいいところは、
「手書きで紙の連絡票に伝言を記入し、不在職員のデスクにメモを残す」
のではなく、グループウェア上で「伝言もペーパーレスにできる」ところです。
手書きで急いで書いたメモだと、時に見にくい文字になってしまうこともあり、結局うまく伝達ができない…ということになりかねませんが、電話メモならそんな心配はいりません。
また、他の書類に手書きの伝言メモが埋もれてしまうこともありません。
ペーパーレスで、速くて正確、メモを置きに行く手間も省けて、いいことだらけです！
仕事の効率アップ！
このように、グループウェアの様々な便利機能に日々の業務が支えられています。
・職員間でのコミュニケーションが向上！
市役所の仕事は係・課を超えて多くの職員とコミュニケーションをとることが不可欠です。
グループウェアのおかげでコミュニケーションが活発になり、効率よく仕事を仕上げることに役立っています。
・テレワークでも問題なし
テレワークは対面で会話ができず意思疎通が困難ですが、グループウェアがあれば、主にメッセージを活用して問題なくコミュニケーションをとることができます。
最後に
グループウェアは、入庁前には想像もしていなかった便利なツールで、実際に仕事をしてみて、思ったより「デジタル化が進んでいる！」というのが率直な感想でした。
こんなことまでパソコン上で済ませられるのか！という新たな発見もありました。それこそ、電話の伝言は、まさかパソコンでするものだと思ってもいませんでした。
私はデジタル行政戦略課に配属されて、もう少しで１年が経とうとしていますが、デジタル化が進んだ環境にいることで、自分自身、デジタルな思考に変わりつつあると実感しています。
今後も、デジタル技術を活用し、仕事の効率も質もアップしていきたいです。
最後までお読みいただきありがとうございました！