【金沢市】業務改善力向上研修(BPR研修)を開催しました！
こんにちは！
デジタル行政戦略課のあさながです。
今回は「業務改善力向上研修」をご紹介します。
職員の現場課題を題材にＢＰＲを実践する体験型ワークショップ。
絶賛の声をいただいた研修の内容とは！？
なぜ業務改善が必要なのか
ずばり 時間・技術・能力 を有効活用するためです。
われわれ自治体は
限られた予算や人員でサービスを提供しなければならない一方、
時代や社会の変化に伴い、サービスの見直しが常に求められます。
つまり、
常に日々の業務の見直しや改善を行い、
「業務の効率化」と「市民サービスの向上」
を実現しなければなりません。
その実現に向け、
職員の「業務改善力」を高める研修を企画しました。
研修の内容
業務改善手法はいろいろありますが、
時代や社会の変化に伴ったサービスの見直しには
「ＢＰＲ」のような抜本的な改善が必要です。
ＢＰＲとは Business Process Reengineering の略で、
一部をチョチョイとかえる「効率化」にとどまらず、
全体を根本から作り直し、効果と効率を向上させる手法のこと。
ということで
「ＢＰＲ」の考え方を学び、業務改善力を身に着けること
を研修目標に設定。
参加者をグループわけし、
実際の業務課題を題材にした
ＢＰＲでの課題解決ワークショップに取り組みました。
研修の大まかな流れは以下の通り。
課題の選定 ：各自で『課題』を集め、グループ内で１つに絞る
現状の可視化 ：『課題』の業務フローを作り、問題点を議論
改善策の検討 ：『課題』を解決した理想の姿を創造する
改善策の具体化：『課題』の解決策を具体化する
１．課題の選定
まずは各自が持ち寄った業務課題をグループ内で共有。
各グループ様々な課題が出ていて、
受講者の「改善したい！」意欲が伝わってきました。
そしてグループで取り組む課題を１つ選びます。
２．現状の可視化
課題の現状を把握すべく、付箋を使って業務フローを作成します。
※きっちりしたものでなく、「参考フロー」程度のもの
次に、作成した業務フローの中から問題点を洗い出します。
グループで話し合うことで、様々な視点・観点から問題発見できます。
３．改善策の検討
現状の業務フローと問題点を踏まえ、
改善策の「あるべき理想の姿」を考えていきます。
ここで重要なのは、廃止から議論することです。
業務改善＝手順の効率化 と考えがちですが、
最も大きな効果を出せる改善が「廃止」だからです。
４．改善策の具体化
あるべき姿を具体化な業務フローにしていきます。
改善策は以下を順に検討していきます。
簡素化 負担の重い部分を簡素化する
↓
集約化 重複する処理をまとめる
↓
自動化 システム化・ツール化を検討する
↓
標準化 やり方を統一し、標準化する
ポイントはデジタルを使わなくてもできること
（簡素化・集約化）から優先して考える点です。
業務改善の失敗例として
デジタル化が目的になってしまい、
かえって工程が増えて非効率になることがあります。
あくまで目的は「業務改善」。
「デジタル化」は手段でしかありませんので、
まずは簡素化や集約化による改善を検討し、
その先にデジタル化があるイメージとなります。
研修で得たもの
事後アンケートで特に多かった意見は、
「チームワークやコラボレーションの重要性」でした。
・異なる課の職員との意見交換の中で、自分にはなかった視点やアイデアを
得ることができた。
・他課職員の垣根を超えて、様々な視点から改善案を検討できてよかった。
・問題点をメンバーと解決していく過程が自分の業務の問題点改善にも
生かせそうだと感じた。
職員同士が協力することで生まれる相乗効果を体験したことで、
「実際に業務改善できそう！」と手ごたえを感じたようでした。
この他にもアンケート結果から
研修の満足度の高さを感じることができました。
今後の展開
今回は５つのすばらしい業務改善策が出来上がりました。
これを「いい研修だったね」で終わらせず、
改善策の実装や各部署での業務改善実践に向け、
引き続き活動していきます！
お読みいただきありがとうございました。
ではまた。