こんにちは！
デジタル行政戦略課のつりたです。
今回は、「キャビネットＺＥＲＯ作戦」についてご紹介したいと思います。

キャビネット１００％削減

現在、金沢市役所ではフリーアドレスや電子決裁などを活用、
また、日々の事務においても印刷しない、
紙の書類はスキャナーで電子化するなど意識しながら、
積極的にペーパーレス化を進めています。

来年からは財務関係の書類も電子決裁で運用されることになっていて、
ペーパーレス化が一気に進むことになっています。
これで紙がなくなるかというとそうでもなく、
これまで市役所は紙があることを前提に事務をしていました。

書類を綴るファイルやそれを保管するキャビネットがけっこう多くあり、

スペースも占拠していることから、
このキャビネットを廃棄して事務室を整理することが
今年度の課の目標になりました。

作戦会議

計画なしに作業を進めるのは難しいので、作戦会議を開き、
次のことを決定しました。

作戦名　「キャビネットZERO作戦」

目標　９月末までにキャビネットをすべて廃棄。
（ちなみに他課への貸出しパソコンなどの備品を保管する
キャビネットは引き続き使用します）

基本方針　保存年限を迎えた書類は、原則廃棄
（期限を超えて保存する場合は、極力電子化）

スケジュールも課内で共有し、目標に向かって動き出しました。

「キャビネットZERO作戦」開始

作戦を開始すると、大量の紙ファイルを前にして、
整理のスピードが中々上がらず、
「いつか必要になるかも」、「念のため残した方がいいかな」
という葛藤と戦いながら作業を進めていきます。

この１年間見ていない資料は、
この先も見ないと割り切って処分していくと
作業スピードが上がっていきました。
廃棄する紙がどんどん山積みになっていきます。

思ったより紙が多く、時間がかかりましたが
何とかキャビネットの中を空にすることができました。

次の作戦は、不要となったキャビネットを指定の場所への運び出しです。

協力して運び出していきます。

汚かった窓もきれいにすることにしました。

目標達成

何とか計画どおりキャビネットZERO作戦を達成しました。
管理職の席もなくし、
係の垣根を越えた完全なフリーアドレスもはじまりました。
別の係の仕事も身近に見れて、新しい気付きがあります。

新たな試み

作戦終了後に生まれたスペースを活用して、
立ち会議スペースを新設しました。

最後になりますが、
今回作戦を実行することでデジタル行政戦略課の事務室には
スペースが生まれ、開放的になりましたが、
市役所では紙ファイルを床に置いて、
キャビネットに囲まれた中で仕事をしている部署はまだまだあります。

事務室の本来の役割である、
働く人がコミュニケーションを図りながら、
創造的な仕事を行うための場所になっていくためにも、
当課の取り組みを庁内に広めていきたいと思います。

ここまでお読みいただき、ありがとうございました。