ハンコがいらなくなる日　　　　　　　　　　　　　　　～押印決裁から電子決裁へ～

2023年3月8日 08:17

こんにちは。
デジタル行政戦略課のおかざきです。

今回は入庁して7年目の私が
決裁方法が押印から電⼦に変わっていった過程を
自身の体験から振り返りたいと思います。

電子決裁の推進

「©シャチハタってまだ買ってないよね？早めに買ってね。」

配属した初日に先輩職員に言われて、
学生の頃から役所に行くときはハンコを必ず持って行け
と言われていたことを思い出した。

©シャチハタを用意してなくて困るって
新採職員あるあるだと思うんですけど、皆さんどうでした？

入庁時、起案は全て押印決裁でした。
市役所では、意思決定をするための案文を作成することを、
「起案」するといいます。

起案だけではなく、作業報告も紙で作成し、ハンコを押して回覧
ハンコは毎日必ず押すものだった気がします。

それがペーパーレス推進により
平成29年から電子決裁の活用が本格スタートします。

最初は、
課長決裁、電子文書のみの起案
が電子決裁の対象でした。

今では、
市長まで決裁が必要な文書も電子決裁
となりました。

平成29年度に約10％程だった電子決裁率は、
今年度は80％を超えるようになりました。

毎年、電子決裁の対象文書は増えているので、
文書数でみると、
5年で8倍以上の起案文書がペーパーレス化されたことになります！

電子決裁率上昇に重要な役目を果たしているであろうものが
こちらのスキャナーです。

スキャナーは、各課に配布されています。
スキャンすると、PDF化され、
庁内ネットワーク上の共有フォルダに格納されるように設定されています。

さて、電子決裁による事務的変化として、

・簿冊作成が不要
・テレワークでも起案文書を作成できる
・決裁状況が自席からわかる
・ハンコを押さない日もある

があげられると思います。

ほんと、これ。年度始めの忙しい中の簿冊作成作業！これが不要になる！！
簿冊作成にも背表紙や目次のために紙を使用していたので、
ここでもささやかながらペーパーレスができます。

こどもが小さいこともあって、
テレワークヘビーユーザー（※職場的に）の私。
テレワークができるようになったことがまずありがたいんですけど、
そこは過去noteが詳しいです↓

テレワークが決まっているときは、
前日に必要なスキャンを終わらせておけばOK。

電子決裁の起案そのものはテレワークでもできるので、
事務室にいないとできない仕事を出社日にするようにしています。

押印決裁の時は、どこまで決裁が進んだか、
上位決裁者の席を順番に巡って探す必要がありました。

課長席となれば、起案文書の山！

そこから目当ての起案を探すのは何気に苦労しました。
それが、決裁状況画面で一目にわかるようになりました。

入庁時のことを考えると、信じられないですよね。
新採職員のときより、起案する機会は増えましたが、
押印する機会は減っています。

押印が必要な書類に対しては、この押印本当に必要なん。。。？
と思うようにもなりました。

と、
ここまで電子決裁がすすめられてきました、という話をしてきましたが、
収入・支出に関する文書
はまだ押印決裁のままです。

来年度

ついに

収入・支出に関する文書も電子決裁ができるようになる予定！！
ますますペーパーレス・ハンコレスを進め、
電子決裁率100％を目指しています！

ここまでお読みいただきありがとうございました。