こんにちは！
デジタル行政戦略課のわたなべです。

9月11日に投稿があった、「【金沢市】業務改善力向上研修(BPR研修)を開催しました！」の続報になります。
まだ読んでない人は、下のリンクからぜひ一読してみてください。

業務改善力研修（BPR研修）での研修成果が早速生かされた事例をご紹介します。

長年の課題だった郵便業務

役所では毎日、郵便物を発送します。この郵便物のとりまとめをしているのが総務課になります。

とりまとめ作業では、各課から発送部数を申告するために紙の帳票が提出され、集計作業も全て手作業です。

そのため、職員の作業時間がかなり膨大となり、業務を圧迫していました。
毎日の集計作業に2時間を費やしていると聞けば、その圧迫度が分かると思います。

これを担当者が「なんとかしたい」と思い、BPR研修のグループテーマに設定し、実際の業務改善に取り組みました。
では、どのような成果が出たのか見ていきましょう。

業務BPRの事例紹介

ポイント①＜業務フローを見直す＞

まず、業務をフロー化、さらに分解し、廃止を前提に「いる」「いらない」を選別しました。

たくさんありますが、この記事では分かりやすい２例をご紹介します。

①　帳票の見直し
　紙での提出からデータでの提出に変えました。
　また、「見栄え」よりも「データで管理」しやすいように工夫しました。

②　毎月の各課通知を廃止
　　毎月各課に利用料の統計データを作成・提供していましたが、
　　共有フォルダ内に全統計データを置いて共有するように見直しました。

　　これにより各課は好きなときに確認でき、
　　年間データが蓄積されていくので、各課で再計算する手間を省くことが
　　できました。

ポイント②＜データで一貫する＞

ポイント①の見直しを踏まえて、帳票作成から集計までデータで一貫して業務効率化を図りました。

①　データベースを作成
　　まず最終的なアウトプットから逆算し、
　　項目を整理したデータベースを作成しました。
　　これにより、簿冊の管理が一元化され、
　　所属別年間統計などを簡単に取り出せるようになりました。

②　Excelマクロを作成
　　データで一貫した環境が整備されたので、機械による自動化が可能に。
　　マクロを作成し、ボタンひとつで実行します。
　　帳票からの転記やデータ集計作業を機械が実施するので、
　　大幅な時間削減を実現できました。

BPRの成果は？

（１）削減時間

まず皆さんが気になるのは、削減時間だと思います（笑）
以下毎日2時間を費やしていた業務の削減時間を毎月業務と合わせてご覧ください。

約25日分の削減！約１ヶ月分の時間を捻出できました！

（２）その他の効果

単に時間的な削減だけではありません、データベースを整理したことで、

1. 　バラバラだった簿冊が統一化

2. 　２次資料作成の簡素化

が図られました。

特に２次資料作成は効果的で、年間統計作成、予算資料の作成などなど、ひとつのデータベースを参照するだけでケースに応じた資料を作成できるようになりました。

また主担当だけでなく、課全体でデータの存在を共有しやすくなり、担当不在や引き継ぎなどの負担が軽減されました。

おわりに

いかがでしたでしょうか？
今回はBPR研修の成果として、郵便業務のBPRを紹介しました。
まだまだ役所にはBPRできる業務が転がっていると思いますので、引き続きこの成功体験を広めていきたいと思っています。

研修実施から実際のプロセスを参考にしていただければ書いた甲斐がありますので、ぜひ皆様もBPRをスタートしてみてください。

最後までお読みいただき、ありがとうございます。